HK Systems - Servicios de Seguridad
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un lugar más seguro

Programa de Lineamientos de Integridad

 

Ley 27.401 Fecha: 01/03/2019 Rev.: 2 

 

Objetivos Principales   

  

Los principales objetivos de este programa es estar alineados con la Ley 27401 y son dos. El primero es dotar de mayor eficacia a las políticas de HK Systems de prevención y lucha contra la corrupción y generar incentivos para que las personas jurídicas involucradas con la empresa prevengan la comisión de delitos contra la administración pública. 

 

Ello se logra no sólo por medio de la aplicación de sanciones, sino también con la implementación de programas de integridad al interior de la empresa propia, Partners y Sub-contratistas. La idea es trabajar en forma organizada para prevenir la corrupción. 

 

El otro gran objetivo es que empresas Partner y otras personas jurídicas cooperen con HK systems en la persecución de la corrupción señalando quién participó de los delitos por parte del sector público y privado.

Detalle de los Elementos del Programa en concordancia con la Ley 27401 artículos 22 y 23.

 

Apoyo de alto nivel al Programa:  

 

Código de Ética y políticas y procedimientos de integridad: 

 

Integridad en procedimientos licitatorios y otras interacciones con el sector público 

Capacitación.

Canales internos de denuncia.

Protección de denunciantes.

Investigación interna.

Debida diligencia hacia terceros.

Debida diligencia en procesos de transformación societaria.

Responsable interno.

Análisis periódico de riesgos.

 

Monitoreo y evaluación continua de la efectividad del Programa 

Apoyo de alto nivel al Programa 

HK Systems SRL, compuestos por dos Socios Gerentes le dan el total apoyo al Programa de lineamientos de Integridad, orientando a un comportamiento ético en los negocios y a la adopción de una organización interna consistente con ese compromiso. El mencionado es rubricado con sus firmas.

 

   Hugo Issel                    Eric Kanter                             

Socio Gerente              Socio Gerente

 

Código de Ética y políticas y procedimientos de integridad  

 

Son las políticas que expresan con claridad los valores de nuestra organización, las pautas éticas que guíen el obrar de todos los integrantes, prohibiciones de los comportamientos indebidos, y sanciones en caso de incumplimiento indebido.  

Principios clave que impulsan nuestros comportamientos 

En HK Systems SRL, el cumplimiento es una responsabilidad compartida. 

Como Empleados, Partner y Sub Contratistas   

 

Seguimos las políticas y procedimientos de HK Systems SRL, así como las leyes de los países donde llevamos a cabo negocios. 

Somos honestos y justos y establecemos el ejemplo entre nosotros y nuestras partes interesadas. 

 

Promovemos una cultura de integridad a través del respeto mutuo, la confianza en cada uno y los más altos estándares de ética.  

 

Divulgamos de manera oportuna los conflictos de interés que podrían afectar el juicio empresarial.  

 

Nos responsabilizamos unos a otros de nuestro Código, y si nos damos cuenta de posibles infracciones, las denunciamos de inmediato. 

 

HK Systems compite en el mercado de manera leal y no admite en ningún caso conductas engañosas, fraudulentas o maliciosas.   

 

La búsqueda de información comercial o de mercado por parte de los empleados de HK Systems se desarrollará siempre sin infringir las normas que pudieran protegerla. Los empleados rechazarán la información sobre competidores obtenida de manera improcedente o violando la confidencialidad bajo la que la mantienen sus legítimos propietarios. En particular, se pondrá especial cuidado en no violar secretos de empresa en los casos de incorporación a HK Systems de profesionales provenientes de otras compañías del sector.  

 

Los empleados de la compañía evitarán también difundir información maliciosa o falsa sobre competidores de la compañía.   

Fuera de las actividades de venta en tienda, en sus relaciones con terceros, los empleados de HK Systems evitarán, con carácter general, los pagos en metálico, y aquellos efectuados en divisas distintas a las previamente acordadas. En cualquier caso, los pagos deberán ajustarse a las políticas definidas por el Departamento de Gestión Financiera. Asimismo, someterán a especial control y supervisión los pagos no previstos realizados a, o por terceros no mencionados en los correspondientes contratos, los realizados en cuentas que no resulten las habituales en las relaciones con una determinada organización o persona, los pagos realizados a o por personas, compañías, entidades o a cuentas abiertas en territorios calificados como paraísos fiscales y aquellos realizados a organizaciones en las que no sea posible identificar al socio, propietario o beneficiario último.  

 

Los empleados exigirán el cumplimiento de la normativa relativa a procesos de alta o declaraciones de origen del producto, supervisando el cumplimiento de las normas y procesos establecidos por la compañía en este ámbito. 

 

4.6. Relaciones con proveedores  

Los empleados de HK Systems se relacionarán con sus proveedores de bienes y servicios de forma lícita, ética y respetuosa.  

 

La selección de los proveedores se regirá por criterios de objetividad y transparencia, conciliando el interés de la empresa en la obtención de las mejores condiciones, con la conveniencia de mantener relaciones estables con proveedores éticos y responsables.  

 

Todos los proveedores que trabajen con HK Systems deberán comprometerse a respetar los derechos humanos y laborales de todos los empleados contratados, así como a involucrar y transmitir estos principios a sus socios de negocio. La vulneración de cualquiera de estos principios no será en ningún caso aceptada por HK Systems.

 

Las actividades en materia de compras y aprovisionamientos se desarrollarán con estricto cumplimiento de las normas y procedimientos en vigor en la compañía. Todas las decisiones adoptadas en este ámbito deberán estar acreditadas, en el sentido de que deberán ser justificables, comprobables y verificables en el caso de revisión por parte de terceros o de los propios órganos de control de HK Systems.

 

El personal de HK Systems tiene la obligación de proteger la información comercialmente sensible relativa a las condiciones establecidas por la compañía en relación a su cadena de aprovisionamiento.  

 

Los empleados de HK Systems no solicitarán a los proveedores ni aceptarán información relativa a las condiciones fijadas a otras compañías que compiten con HK Systems SRL. 

 

Ningún empleado de HK Systems podrá ofrecer, conceder, solicitar o aceptar, directa o indirectamente, regalos o dádivas, favores o compensaciones, en metálico o en especie, cualquiera que sea su naturaleza, que puedan influir en el proceso de toma de decisiones relacionado con el desempeño de las funciones derivadas de su cargo.  

 

Cualquier regalo o dádiva recibido contraviniendo el presente Código, deberá ser inmediatamente devuelto y comunicada esta circunstancia al Comité de Ética. De no ser razonablemente posible la devolución del regalo o dádiva, se entregará al departamento de Responsabilidad Social Corporativa que, tras emitir el correspondiente recibo, lo destinará a fines de interés social.  

  

En particular, ningún empleado de HK Systems podrá ofrecer, conceder, solicitar o aceptar regalos, o dádivas a o de una persona física o jurídica con la que HK Systems mantenga relaciones de cualquier tipo que, aislados o sumados entre sí en el periodo de un año, tengan un valor superior a 30 dólares  o su equivalente en moneda local. Los obsequios en metálico están expresamente prohibidos.   

3. Integridad en procedimientos licitatorios y otras interacciones con el sector público:   

Son reglas que cubren toda interacción relevante con el sector público y/ o sus integrantes. 

 

4. Capacitación:  

Son las actividades destinadas a la transferencia de los conocimientos, mensajes y valores asociados al Programa. 

HK Systems SRL ha impulsado una serie de entrenamiento con sus Partner y Sub contratistas con el fin de hacer conocer el Programa, los mismos se han registrado en una planilla de control.  

 

A los efectos de ser una mejora continua, frente a un nuevo integrante de un negocio ya sea Partner y Subcontratistas el entrenamiento se efectuará inmediatamente.

  

Canales internos de denuncia:  

 

Es dirigido para que los empleados y terceros puedan denunciar violaciones al Código de Ética u otras políticas sobre conductas, principios y valores o actos ilegales. HK Systems SRL ha implementado un email: hk@argentina.com, para llevar a cabo esas denuncias, un sector de su página web www.hkargentina.com también.  

  

Protección de denunciantes: 

 

HK Systems SRL se compromete a lograr la protección suficiente a quien reporta una conducta indebida asegurando que no existan represalias o repercusiones negativas con respecto a cuestiones planteadas o información proporcionada de buena fe. 

   

Investigación interna: 

 

Es un procedimiento interno que fija las pautas para llevar a cabo las investigaciones y que incluya amplias posibilidades de reacción y remediación.  

Para lo cual frente a cualquier tipo de denuncia se subcontratará una empresa dedicada al tema mencionado.  

  

Debida diligencia hacia terceros:  

HK Systems se compromete a efectuar controles sobre los terceros en base a una priorización por riesgo.  

 

La misma se registrará trimestralmente en una base de datos y en la APP a tal fin.  En caso de denuncias, se analizará cada caso y será emitido un informe a la alta Dirección. 

 

Debida diligencia en procesos de transformación societaria: 

 

HK Systems realizará un análisis a través de una consultora asociado a la integridad de la persona jurídica adquirida si este escenario sucede en el futuro. 

Responsable interno.  

HK Systems nombro a un Responsable interno con un amplio abanico de funciones, competencias apropiadas y con autoridad, autonomía y recursos.  

Análisis periódico de riesgos:  

HK Systems realizará un análisis periódico que permita corroborar si lo que era adecuado en un momento continúa siéndolo en el presente, esto está de acorde con el plan de mejora continua. 

 

Monitoreo y evaluación continua de la efectividad del Programa:   

 

HK Systems implementó un Monitoreo y evaluación de la Efectividad del Programa ya que el Programa es un proceso continuo de aprendizaje, adaptación y mejora, que debe responder a cambios relevantes.  

Preguntas claves para lograr y verificar la efectividad del Programa

 

1-¿Existe una declaración pública formal del Directorio y la alta Gerencia de tolerancia cero a la corrupción? ¿Fue comunicada?

Si y figura en la página web de la empresa y fue comunicada el día.   

¿Las reglas éticas de la organización son igualmente obligatorias y vinculantes para el top management y para todos los demás integrantes? 

Si y esta explicado en el detalle de los elementos del programa más precisamente en el número.

 

2. Código de Ética y políticas y procedimientos de integridad:

 

¿Cómo hacen los directores y gerentes, a través de sus palabras y acciones, para alentar el máximo compromiso con la integridad? ¿Qué acciones en concreto pueden ser citadas como evidencia? ¿Existe alguna clase de medición o evaluación sobre ese liderazgo ético? 

Los Socios Gerentes de la compañía, participan en las capacitaciones semestrales efectuadas tanto al personal, como a los subcontratistas.

 

¿El personal directivo define el alcance y extensión del Programa de Integridad? ¿Establece responsabilidades operativas y de supervisión claras para el Programa?

¿Provee suficientes recursos y apoyo?

Los Socios Gerentes en conjunto con el Responsable interno del Programa analizan y definen el alcance del programa en sus revisiones anuales la Revisión 2 del programa se basa en la ley 27401.

 

¿El Directorio y la alta Gerencia participan de las actividades de capacitación? ¿De qué manera? ¿Con qué frecuencia? ¿Cómo se encuentra documentado? 

Esta explicado en la respuesta al punto 3 

 

¿Con qué frecuencia el Directorio mantiene reuniones con el responsable de integridad? ¿Participan otras Gerencias de esas reuniones? ¿Con qué frecuencia recibe reportes sobre el funcionamiento del Programa? ¿Cómo son esos informes? 

  

Semestralmente se reúne y en ese momento analizan el reporte enviado por el Responsable del funcionamiento del Programa

¿La persona jurídica informa al público sobre el respaldo y compromiso del personal directivo con el Programa de Integridad? 

Los mismos socios a través de la página web ratifican con el programa de integridad anticorrupción 

¿Cómo se monitorea el comportamiento ético de la alta Gerencia? 

El monitoreo es constante y permanente por los Socios y el Responsable de Programa 

LÍNEA ÉTICA